7 chýb pri riadení výkonnosti firmy

Akých chýb sa manažéri zvyčajne dopúšťajú pri riadení výkonnosti firmy? Ako je možné, že je jedna firma úspešná a druhej sa nedarí? Situácia v každej firme sa líši podľa jej veku, veľkosti, segmentu podnikania či ambícií pre rast. Faktorov úspechu je veľa, tak ako aj literatúry o tom, ako dosahovať ciele a ako riadiť výkonnosť tímov a jednotlivcov.

Výkonnosť firmy ako horúca téma

Neexistuje žiadny univerzálny návod na zaručený úspech vo firmách. Riadenie výkonnosti však býva pravidelnou témou, ktorú riešime s majiteľmi a manažérmi firiem. Často sa k nej dostávame okľukou, pretože prvotná požiadavka manažérov býva iná. Chcú vedieť, ako nastaviť funkčný motivačný systém pre svoj manažérsky alebo obchodný tím. Hľadajú odpovede aj na tieto otázky:

  1. Ako nastaviť fungujúci systém riadenia, keď začíname v biznise?
  2. Prečo nám nefunguje náš prácne vytvorený motivačný systém?
  3. Čo namotivuje viac našich ľudí, aby spolupracovali a aby plnili ciele?

Pri konzultáciách sa vraciame k témam vízie, misie či strategických cieľov firmy. Od nich sa odvíja celé riadenie, procesy, aktivity a samotný motivačný systém. Na základe vlastných skúseností z rôznych spoluprác vám chcem opísať 7 najčastejších chýb, ktorým by ste sa mali vyhnúť, ak chcete dosiahnuť svoje firemné ciele.

1. Nejasné ciele (stratégia neprepojená s exekúciou)

Pri budovaní firmy postupujeme od základov. Tými sú v tomto prípade vízia a strategické ciele, ktoré určujú smerovanie celej firmy. Zo strategických cieľov vyplývajú ďalšie tímové/individuálne ciele. Tie je potrebné priradiť ako konkrétne očakávania na ľudí. Z pohľadu jednotlivca dobre nastavené ciele pomáhajú:

  • pochopiť smerovanie a fungovanie firmy,
  • pochopiť, ako môže práve on svojou každodennou prácou prispieť k dosiahnutiu cieľov. 

Na jasne a prehľadne stanovené firemné smerovanie nadväzujú ďalšie procesy a aktivity. Hnacou silou úspechu je pri takomto nastavení osobná zodpovednosť každého člena tímu pri plnení cieľov firmy.

2. Veľké množstvo cieľov

Ak si vyberiete a nastavíte priveľa strategických cieľov, ľudia vo firme sa v nich začnú strácať a prestanú rozoznávať jasné priority. Aké ciele sú teda strategické? Najjednoduchším prístupom je zamerať sa na také, ktoré majú priamy vplyv na rast biznisu. Nebojte sa, postupne zistíte, že kľúčových cieľov je naozaj iba pár.

3. Zložitosť

Dôležitým faktorom pri nastavení výkonnostných očakávaní firmy je jednoduchosť. Nie je podstatné, či  firma s nastavovaním začína, alebo už výkon riadi. Ľudia potrebujú rozumieť tomu, čo sa od nich očakáva a chcú vedieť, ako to dosiahnuť. Manažéri a zamestnanci nemusia tráviť dlhé hodiny pri zaúčaní sa do nových procesov, využívania nových nástrojov či vyplňovania tabuliek kvôli lepšiemu dosahovaniu cieľov. Napriek dobrému zámeru  je dôsledkom nechuť a zníženie motivácie.

4. Nedostatočné alebo prílišné monitorovanie

Jedným zo základných predpokladov úspechu je schopnosť stanoviť ukazovatele a metriky, prostredníctvom ktorých priebežne vyhodnotíte plnenie stanovených cieľov. Klienti si často nastavia základné finančné ukazovatele (tržby, zisk) a zabúdajú na zákazníka a meranie jeho spokojnosti, teda na procesné a rozvojové KPIs.Opačným extrémom je priveľa ukazovateľov bez rozdelenia na nosné a podporné KPIs. Takéto monitorovanie môže byť časovo veľmi náročné a vôbec nemusí priniesť očakávaný pohľad na aktuálny stav a ďalší trend vývoja firmy.

5. Nedostatočná podpora zo strany lídra

Kľúčovú rolu pri vedení tímov k úspechu majú lídri. Platí to predovšetkým pri riadení výkonu tímov. Líder má byť presvedčený a presvedčivý. Jeho úlohou je oboznamovať tím s cieľmi a dávať odpovede na každé „prečo“. Má aktivovať a podporovať svoj tím, objasňovať kľúčové indikátory výkonnosti a možnosť ich ovplyvnenia. Prejavuje uznanie, chváli a vyzdvihuje dobrý výkon a želaný prístup členov tímu. Líder v neposlednom rade vytvára priestor na zlepšovanie a rozvoj členov svojho tímu.

6. Nedostatok spätnej väzby

Mnoho manažérov má obavy hovoriť o svojich očakávaniach priamo. Obava z negatívnej reakcie protistrany vedie k odsúvaniu vecí na neskôr. V skutočnosti sa týmto vytvára začarovaný kruh nevyslovených očakávaní manažéra na strane jednej a nedostatočného výkonu zamestnanca na druhej strane. 

Zamestnanec totiž vôbec nemusí vedieť o nespokojnosti s jeho výkonom. Predstavte si následné prekvapenie, sklamanie a pocit krivdy. Prehliadaním a akceptáciou podpriemerného výkonu a nedocenením toho nadpriemerného vysielate do tímu negatívne signály. 

Ako manažér by ste mali:

  • pomenovať veci, s ktorými ste spokojný – nezabudnúť však vysvetliť aj to, čo je potrebné zlepšiť a zmeniť, 
  • odlíšiť výkon priemerný, nadpriemerný a podpriemerný – keď sa chcete posúvať a dosahovať s tímom odvážne ciele, potrebujete tieto stupne jasne rozlíšiť,
  • neodkladať poskytnutie spätnej väzby – nečakajte na ročný hodnotiaci rozhovor. Rozprávajte sa veľa a často a nielen preto, že sa to vyžaduje. 

Ideálny stav je, ak funguje otvorená komunikácia obojsmerne, teda aj zo strany zamestnanca. Konštruktívna spätná väzba na výkon a kompetencie môže vyčistiť stôl, zlepšiť vzťahy, vylepšiť procesy, priniesť nápady a mnoho ďalšieho pre napredovanie firmy.

7. Neefektívny odmeňovací systém

Smutným príkladom z praxe je, keď ľudia nadobudnú presvedčenie, že za svoje snaženie nezískajú žiadnu relevantnú odmenu. Ak aj odmena príde, budí svojou výškou rozpačité dojmy. Pochvala je určite dôležitá a tvorí významný motivačný faktor, no finančné ohodnotenie je pre motiváciu k ďalšiemu výkonu kľúčové

K definovaniu očakávania výkonu patrí jasné pomenovanie, aký výsledok je žiaduci a zároveň, akú odmenu prinesie. Inak povedané, výkon sa zvyšuje s možnosťou ovplyvnenia výšky svojej odmeny. Buďte opatrní pri nastavovaní odmeňovacieho systému a jeho dôslednej komunikácii. Stratená dôvera sa obnovuje veľmi ťažko. 

Chýbajúce alebo neefektívne riadenie výkonnosti je drahé. Zvyšuje náklady, neprináša očakávanú hodnotu do biznisu, predlžuje procesy a nepodporuje angažovanosť ľudí v tíme. V niektorých prípadoch dokonca spôsobuje zvýšenú fluktuáciu a ohrozuje samotné fungovanie firmy. 

Keď je výkonnosť riadená správne, efekt je okamžitý. Významne ovplyvní rast firmy a finančné výsledky. Mať v tíme angažovaných ľudí naladených k práci pre spoločnú víziu a ciele firmy je však na nezaplatenie.