Delegovanie: zručnosť, ktorá z vás spraví lepšieho manažéra
Delegovanie je často spájané so slovným spojením „umenie delegovať“.
Čo konkrétne sa za delegovaním skrýva a ako vie manažérom pomôcť v motivácii ľudí, si priblížime v tomto článku. Taktiež si objasníme zásady delegovania, jeho prínosy a úskalia.
Čo je to delegovanie?
Klasik by povedal, že je to prenesenie zodpovednosti, či zverenie moci, úloh, dôvery na iných ľudí v tíme. Delegovanie realizuje manažér, po uskutočnenom rozhodnutí, vo firemnej štruktúre zhora nadol. Jedná sa o také úlohy a činnosti, ktoré robí zväčša sám.
Kedy a na koho je vhodné delegovať?
Delegovanie je vhodné robiť nielen pri neprítomnosti manažéra na pracovisku, kedy je nutné ho zastúpiť, ale aj v takom prípade, že sa jedná o prácu, ktorú môže robiť aj niekto iný v tíme a manažér tým ušetrí čas na dôležitejšie úlohy, ktoré ostatní robiť nezvládnu a je tam potrebný iba on sám.
Pokiaľ sa totiž bude manažér venovať rutinným prácam, ktoré vie rozdeliť ostatným, nezostane mu čas napríklad na tvorbu stratégie, či iné dôležité činnosti plynúce z role manažéra a lídra.
Je však namieste spomenúť aj schopnosť dôverovať svojim ľuďom, ak sú pripravení prevziať zodpovednosť a plniť úlohy. Znamená to ukázať aj dávku manažérskej odvahy. To ide ruka v ruke s výberom vhodného kandidáta na delegovanie danej úlohy. V opačnom prípade pôjde o veľmi riskantný krok.
5 dôležitých zásad efektívneho delegovania v tíme
1. Dôsledná špecifikácia úlohy.
Presne zadefinujte a vymedzte obsah úlohy a vaše očakávania v súvislosti s jej plnením. Poverte touto úlohou takú osobu vo vašom tíme, ktorá bude plne spôsobilá na vykonanie tejto úlohy. Rozhodnite a oznámte delegovanej osobe aj ostatným v tíme, že sa tak stalo a stanovte presné úkony a zodpovednosti, ktoré očakávate od splnenia úlohy. Zvážte, akú motiváciu má osoba, ktorú ste poverili delegovaním a aj to, koľko času a priestoru popri vykonávaní svojich vlastných úloh má na splnenie delegovanej úlohy. Vytvorte delegovanému vhodné podmienky na splnenie úlohy.
2. Zadefinovanie rozsahu rozhodovacích kompetencií.
Oprávnenie konať vo Vašom mene si vyžaduje presné a jasné vymedzenie rozhodovacích kompetencií. A to by malo byť dohodnuté nielen ústne, ale aj zaznamenané oficiálne, so všetkými potrebnými parametrami. Overte si, že tieto skutočnosti sú jasné ako vám, tak aj poverenému členovi tímu.
3. Kontrola a vyhodnotenie výsledku.
Pravidelne kontrolujte jednotlivé kroky vedúce k splneniu úlohy. Po splnení úlohy vyhodnoťte ako si poverený pracovník počínal a dajte mu spätnú väzbu, či splnil všetko podľa očakávaní a na čom potrebuje zapracovať. Nezabudnite začať motivačne, pochvalou za to dobré, aby ste ľudí v tíme podporili a motivovali aj do budúcna.
4. Dôslednosť postupu pri každej úlohe.
Postup delegovania používajte vždy svedomito a ucelene, aj ak sa jedná o drobné úlohy. Pretože zadávanie úlohy by malo byť vždy dobre vysvetlené a aj overené, či tomu všetci ľudia v tíme, ktorí to potrebujú aj rozumejú.
Dôslednosťou pri zadávaní úloh sa ľudia od vás učia systematickosti a dobrým návykom, ktorý pomôže udržiavať poriadok, prehľad, bezpečie a otvorenú, čistú, priaznivú komunikačnú kultúru na pracovisku.
5. Čo ak sa stane problém?
Nastavenie pravidelného systému kontrolných činností nás preventívne chráni a pomáha predchádzať problémom. Ak sa však už niečo nepredvídané stane a delegovanie zlyhá, skúmajte, kde presne sa chyba stala. Uvedomte si, prečo ste jej hrozbu skôr nevideli a nepredvídali a čo potrebujete ako manažér spraviť v budúcnosti inak. Následne doplňte ľuďom potrebné zručnosti, aby boli pripravení zvládať aj náročnejšie úlohy.
Čo vziať do úvahy pri výbere poverenej osoby
Jednoznačne je to odborná zdatnosť, ktorá by mala byť základným parametrom predurčujúcim výber delegovania. Je to prvý schodík k tomu, aby manažér začal nad delegovaním u takéhoto človeka v tíme uvažovať.
Ďalším dôležitým prvkom pre výber poverenia a zverenia dôvery je schopnosť poradiť si s danou úlohou, odhodlanie a ochota pracovať aj s náročnejšími témami. Niektorí ľudia v tíme nemajú záujem vychádzať zo svojej komfortnej zóny a urobiť niečo naviac, iní zase s nadšením čakajú na zverenie ďalších kompetencií.
Delegovanie ako nástroj motivácie ľudí
Manažéri si často neuvedomujú jednu vec. Delegovaním demonštrujú do celého tímu dôveru v schopnosti povereného človeka. Ak manažér deleguje svoj úlohu správnej osobe, je to pre ňu hnací motor a motivácia do budúcnosti.
Ľudia tiež ocenia, že rozvíjate nové talenty a nových manažérov. Možno takto vychováte skvelých lídrov a svojho nástupcu, ak aj vy pôjdete pozične vyššie.
A kedy rozhodne nedelegovať
Sú to napríklad tieto prípady, ktoré by ste ako manažéri mali mať na zreteli a kedy sa delegovaniu vyhnúť:
- citlivé a dôverné úlohy
- nové projekty a úlohy, s ktorými nikto v tíme nemá skúsenosti
- špeciálne úlohy, ktoré svojou povahou nesú riziká.
Delegovaním k vyššej efektivite práce manažéra
Benefity delegovania sú pre manažéra a lídra jednoznačné. Delegovaním získate priestor venovať sa dôležitým úlohám, ktoré sú určené iba vám a možno tiež posuniete ďalej úlohy, ktoré vás už nebavia. Získate čas a energiu zamyslieť sa nad plánovaním, riadením a zefektívnením procesov vo firme. Môžete sa venovať firemnej kultúre, nastaveniu opatrení na zvládnutie kríz a iným dôležitým strategickým témam, na ktoré by ste pri plnení rutinných prác nemali čas. Vytvoríte si taktiež priestor na svoj vlastný rozvoj lídra a môžete tiež takto zvýšiť svoju konkurencieschopnosť na trhu práce. Tak čo, idete do toho?
Zaujala vás téma delegovania? Chcete vedieť ako delegovať? Napíšte nám!
